¿Te ha pasado que estás en una reunión y piensas que pudo haber sido un correo electrónico? Si es algo que puedes enviar en un email o incluso en un mensaje por Whatsapp, es una reunión innecesaria. Además, la ‘reunionitis’ corta el flujo de trabajo de los equipos porque les quita tiempo para la ejecución de tareas pendientes. Aquí te comparto una guía rápida para organizar reuniones más efectivas.
1. Crea roles en el equipo de trabajo
Líder: determina las tareas a realizar, además de estructurar y conducir la reunión de una manera más efectiva.
Facilitador: se encarga de los temas logísticos y de que la reunión esté debidamente preparada.
Redactor: es la persona encargada de redactar los acuerdos a los que se llega después de la reunión. Es una figura muy importante porque evita los malentendidos en la asignación y ejecución de las tareas.
Participantes: los asistentes a la reunión.
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2. Prepara la reunión paso a paso
Planifica los detalles: lo ideal es hacerlo con un tiempo que permita tener todo estructurado, no cinco minutos antes. No se trata de que todas las reuniones se tengan que preparar meticulosamente; sin embargo, si es una reunión de ideación o con un cliente debería prepararse con anterioridad.
Haz una apertura: es la parte inicial en la que se deben exponer las expectativas, el tiempo de duración, los objetivos y también las reglas de la reunión. Si es una reunión de ideación debe quedar claro cuánto tiempo va a tener cada participante y cuál es el turno para hablar, esto evitará la divagación.
Toca los temas uno a uno y establece compromisos, fechas y cronogramas: es importante que de una vez se definan los entregables y el cronograma preciso para que cuando las personas se desconecten empiecen a trabajar en pro de los objetivos planteados en la reunión.
Cierre: se aclaran dudas y se agenda una segunda reunión, solo si es necesario.
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3. Envía el acta de la reunión por email
En el acta de la reunión -que debería enviarse minutos después de finalizada- debe quedar constancia de los entregables, responsables y fechas de entrega, así cada miembro tendrá claro el siguiente paso a seguir y desarrollará sus tareas con efectividad.
Se dice que nueve de cada 10 reuniones laborales son innecesarias. Así que de ahora en adelante piensa si convocar al equipo vale la pena o solo será una pérdida de productividad. Trata de inculcar esto en tus equipos de trabajo para que cada vez que se cite a una reunión es porque realmente se le sacará el mayor provecho.
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